Kennzahlen zur Gastronomie: Die wichtigsten Zahlen, die deinen Betrieb wirklich erfolgreich machen

Das wichtigste in Kürze:

• Kennzahlen helfen, wirtschaftliche Entscheidungen im Gastro-Alltag fundiert zu treffen.

• Wareneinsatzquote, Personalkosten und Deckungsbeiträge sind zentrale Erfolgsgrößen.

• Umsatz je Gast, Öffnungstag und Mitarbeiter zeigen Leistung und Potenzial im Detail.

• Ohne laufende Analyse der Zahlen bleiben Chancen zur Optimierung oft ungenutzt.

• Du hast keine Zeit deine Kennzahlen aufzubereiten und auszuwerten, dann lass dir von uns helfen: Gastronomiecontrolling

  
  

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In der Gastronomie zählen Emotionen – Geschmack, Atmosphäre, Gastfreundschaft. Aber genauso zählen Zahlen. Denn wirtschaftlicher Erfolg entsteht nicht aus Gefühl, sondern aus Kontrolle. Und Kontrolle beginnt mit den richtigen Kennzahlen zur Gastronomie.

Ob du ein kleines Café führst, ein gut besuchtes Imbisslokal oder ein Fine-Dining-Restaurant mit 40 Plätzen – wer seine Zahlen nicht kennt, kann nicht langfristig wirtschaftlich arbeiten. In diesem Beitrag zeige ich dir die wichtigsten gastronomischen Kennzahlen, wie du sie berechnest, was sie dir wirklich sagen und wie du mit ihnen deine Prozesse, dein Personal und deinen Gewinn verbessern kannst.

Warum Kennzahlen für Gastronomen überlebenswichtig sind

In kaum einer Branche ist die Marge so schmal, der Alltag so volatil und der Konkurrenzdruck so groß wie in der Gastronomie. Gleichzeitig schwanken Rohstoffpreise, Personalkosten steigen, Gästeverhalten ändert sich – und dennoch muss dein Betrieb jeden Tag funktionieren.

Kennzahlen liefern dir die objektive Grundlage, um Entscheidungen fundiert zu treffen – nicht aus dem Bauch, sondern mit Plan. Sie helfen dir, Risiken zu erkennen, Chancen zu nutzen, Trends zu verstehen und Abläufe zu optimieren.

💡 Kennzahlen sind keine Kontrolle. Sie sind dein Frühwarnsystem.

1. Wareneinsatzquote – der Kompass für deine Kalkulation

Die Wareneinsatzquote gehört zu den grundlegendsten Kennzahlen der Gastronomie – und das völlig zurecht. Denn sie sagt dir, wie wirtschaftlich dein Einkauf und deine Warenverwendung wirklich sind. Viele gastronomische Betriebe arbeiten mit groben Erfahrungswerten oder verlassen sich auf Lieferantenpreise, ohne regelmäßig zu analysieren, was tatsächlich verkauft, verbraucht oder entsorgt wird.

Gerade in Zeiten steigender Lebensmittelpreise ist es unerlässlich, den Wareneinsatz zu kontrollieren, Differenzen aufzudecken (z. B. durch Schwund oder Überportionierung) und mit Rezepturen und Lieferanten zu arbeiten, die zum kalkulierten Zielwert passen. Eine gute Wareneinsatzkontrolle ist der erste Hebel für mehr Gewinn.

📐 Formel:

Wareneinsatzquote = (Warenverbrauch / Nettoumsatz) × 100

🧪 Beispiel:

Du hast im März einen Nettoumsatz von 15.000 € erzielt. Der tatsächliche Warenverbrauch lag bei 4.500 €.

➝ 4.500 / 15.000 × 100 = 30 %

Das bedeutet: 30 % deines Umsatzes flossen in den Wareneinkauf.

2. Personalkostenquote – Balance zwischen Service & Wirtschaftlichkeit

Dein Team ist das Gesicht deines Betriebs. Freundlichkeit, Effizienz und fachliche Qualität sind entscheidend für die Gästebindung. Doch gleichzeitig sind Personalkosten eine der größten Ausgaben in jedem Gastronomiebetrieb – und der Balanceakt zwischen Qualität und Effizienz wird zunehmend schwieriger.

Die Personalkostenquote hilft dir, deine Lohnkosten objektiv zu betrachten. Sie ist eine Grundlage für Personalplanung, Schichtbesetzung, aber auch für deine Preisgestaltung. Zu hohe Quoten deuten auf ineffiziente Prozesse oder eine unzureichende Auslastung hin, während zu niedrige Quoten oft auf zu wenig Personal und damit ein Risiko für Qualität hindeuten.

📐 Formel:

Personalkostenquote = (Personalkosten / Nettoumsatz) × 100

🧪 Beispiel:

Im gleichen Monat beträgt deine Arbeitgeberbruttolohnsumme inklusive Sozialabgaben 5.250 €.

➝ 5.250 / 15.000 × 100 = 35 %

Dein Personalkostenanteil liegt bei 35 % – ein solider Wert für ein Restaurant mit Service.

3. Deckungsbeitrag pro Gericht – Wirtschaftlichkeit auf Tellerhöhe

Jedes Gericht auf deiner Karte kostet Geld – für Zutaten, Energie, Zubereitung, Service. Aber nicht jedes Gericht trägt im gleichen Maße zu deinem Gewinn bei. Der Deckungsbeitrag zeigt dir, welche Speisen sich wirtschaftlich lohnen – und welche dir auf Dauer Geld kosten.

Besonders spannend wird diese Zahl, wenn du sie mit Verkaufszahlen kombinierst: Ein beliebtes Gericht mit hohem Deckungsbeitrag ist Gold wert. Ein Verkaufsschlager mit niedriger Marge hingegen kann zum stillen Verlustbringer werden. Deckungsbeitragsanalysen (Menu Engineering) helfen dir, dein Angebot gezielt zu optimieren – mit echten Auswirkungen auf deine Profitabilität.

📐 Formel:

Deckungsbeitrag = Verkaufspreis – Wareneinsatz

🧪 Beispiel:

Du verkaufst ein Gericht für 12,90 €. Die Zutaten kosten dich 3,70 €.

➝ 12,90 – 3,70 = 9,20 €

Du erwirtschaftest mit jedem verkauften Gericht einen Deckungsbeitrag von 9,20 €.

4. Umsatz je Gast – der zentrale Wert für deine Servicequalität

Diese Kennzahl zeigt dir, wie viel Umsatz du im Schnitt mit einem einzelnen Gast machst – und damit auch, wie gut deine Mitarbeiter:innen beraten, wie überzeugend deine Karte wirkt und wie effektiv du Zusatzverkäufe förderst.

Ein steigender Umsatz pro Gast bedeutet nicht zwangsläufig „teurer“, sondern oft nur: besserer Service, smartere Empfehlungen, durchdachtere Menüstruktur. Gerade in Betrieben mit begrenzter Sitzplatzanzahl ist dies ein entscheidender Hebel zur Gewinnmaximierung.

📐 Formel:

Umsatz je Gast = Gesamtumsatz / Anzahl der Gäste

🧪 Beispiel:

Du erzielst an einem Samstag 2.400 € Umsatz bei 160 Gästen.

➝ 2.400 / 160 = 15,00 €

Im Schnitt gibt jeder Gast 15 € aus.

5. Mitarbeiterproduktivität – Wie wirtschaftlich ist deine Personaleinteilung?

Häufig ist gar nicht die Lohnhöhe das Problem, sondern die falsche Einsatzplanung. Zu viele Mitarbeitende in ruhigen Schichten oder zu wenig Personal im Stoßgeschäft erzeugen Unzufriedenheit – bei Gästen und im Team.

Die Mitarbeiterproduktivität hilft dir, Schichten besser zu planen, Personaleinsatz flexibel zu gestalten und deine Wirtschaftlichkeit zu verbessern. Sie zeigt dir auf einen Blick, wie effizient dein Team arbeitet – und wo du gezielt nachschärfen musst.

📐 Formel:

Mitarbeiterproduktivität = Umsatz / Anzahl geleisteter Stunden

🧪 Beispiel:

An einem Abend wurden 1.800 € Umsatz erzielt. Dein Team hat dafür insgesamt 24 Stunden gearbeitet.

➝ 1.800 / 24 = 75 €

Jede geleistete Arbeitsstunde hat im Schnitt 75 € Umsatz gebracht.

6. Umsatz je Mitarbeiter – wertvolle Einblicke für Teamentwicklung

Diese Kennzahl ist besonders hilfreich, wenn du wissen willst, wie viel Umsatz jede/r deiner Mitarbeitenden im Durchschnitt erwirtschaftet – unabhängig von der Schicht oder Position. Sie ist ein Maß für Wirtschaftlichkeit und kann auch zur Entwicklung von Bonus- oder Zielvereinbarungen herangezogen werden.

Auch wenn sie keine absolute Bewertung ermöglicht (Küche ≠ Service), zeigt sie dir: Wie wirtschaftlich ist mein aktuelles Team aufgestellt? Wo gibt es besonders effiziente Teammitglieder – und wo Luft nach oben?

📐 Formel:

Umsatz je Mitarbeiter = Umsatz / Anzahl der Mitarbeitenden

🧪 Beispiel:

Im März hast du mit 8 Mitarbeitenden 48.000 € Umsatz gemacht.

➝ 48.000 / 8 = 6.000 €

Jede:r Mitarbeiter:in hat durchschnittlich 6.000 € zum Umsatz beigetragen.

7. Umsatz je Öffnungstag – der operative Blick auf deine Wochenleistung

Gerade bei Betrieben mit saisonalen Schwankungen oder stark variierenden Tagesumsätzen ist es sinnvoll, den Umsatz pro Öffnungstag zu betrachten. So erkennst du, welche Tage besonders gut oder schlecht laufen – und kannst entsprechende Maßnahmen ergreifen.

Vielleicht lohnt sich eine Aktion am schwächsten Wochentag, oder du erkennst, dass ein zusätzlicher Brunch-Slot am Wochenende mehr bringt als ein leerer Montagabend. Auch für die Kostenkalkulation pro Tag (z. B. Strom, Personal) ist diese Zahl wertvoll.

📐 Formel:

Umsatz je Öffnungstag = Gesamtumsatz / Anzahl Öffnungstage

🧪 Beispiel:

Dein Restaurant war im Februar an 26 Tagen geöffnet und hat 52.000 € Umsatz erzielt.

➝ 52.000 / 26 = 2.000 €

Du machst durchschnittlich 2.000 € Umsatz pro Öffnungstag.

8. Durchschnittlicher Kassenbon – wie viel Umsatz pro Bestellung?

Während der Umsatz je Gast deine Gästeausgaben misst, zeigt der durchschnittliche Kassenbon, wie viel pro Transaktion umgesetzt wurde – also inklusive aller Bestellungen an einem Tisch oder innerhalb einer Gruppe.

Diese Zahl gibt Hinweise auf Bestellverhalten, Verkaufspsychologie und Angebotsstruktur. Sinkt der Bon bei gleichbleibender Gästeanzahl, ist es Zeit, dein Angebot zu überarbeiten – oder dein Team im aktiven Verkauf zu schulen.

📐 Formel:

Ø Bon = Umsatz / Anzahl der Bons

🧪 Beispiel:

Bei einem Wochenumsatz von 9.000 € wurden 600 Bons ausgegeben.

➝ 9.000 / 600 = 15 €

Der durchschnittliche Bon liegt bei 15 € – ein guter Referenzwert für dein Angebotsdesign.

9. Break-Even-Punkt – dein Fundament für Planung und Preissetzung

Der Break-Even-Point ist nicht nur eine Rechengröße aus dem Lehrbuch – sondern ein realer Orientierungspunkt für deine betriebliche Planung. Er sagt dir: Ab welchem Umsatz deckst du deine Kosten? Und ab wann machst du wirklich Gewinn?

Je genauer du diesen Punkt kennst, desto besser kannst du saisonale Schwankungen einschätzen, Preise anpassen oder Öffnungszeiten wirtschaftlich gestalten. Er ist deine Grenze zwischen Kostenwahrheit und Profit.

📐 Formel (vereinfacht):

Fixkosten / Deckungsbeitragssumme = Break-Even-Umsatz

🧪 Beispiel:

Deine monatlichen Fixkosten betragen 12.000 €. Dein durchschnittlicher Deckungsbeitrag beträgt 60 %.

➝ 12.000 / 0,60 = 20.000 €

Du musst mindestens 20.000 € Umsatz machen, um kostendeckend zu arbeiten.

10. Umsatzprognose mit gleitendem Durchschnitt – aus Erfahrung die Zukunft planen

Vergangenheitsdaten sind Gold wert – wenn man sie richtig liest. Mit dem gleitenden Durchschnitt kannst du deine Umsatzentwicklung über mehrere Wochen mitteln und daraus Prognosen für kommende Zeiträume ableiten. So erkennst du Trends, Saisonalitäten und Feiertagseffekte rechtzeitig – und kannst dein Personal, deinen Wareneinkauf und dein Marketing besser darauf abstimmen.

Gerade Betriebe mit Kassensoftware oder digitaler Buchführung profitieren enorm von automatisierten Berichten und Prognosewerten.

📐 Formel:

Umsatzprognose = (Summe der Umsätze der letzten X Wochen) / X

Dabei steht X für die Anzahl der betrachteten Wochen. Häufig werden 12 bis 19 Wochen genutzt, um saisonale Effekte auszugleichen und dennoch aktuell zu bleiben.

🧪 Beispiel:

Durchschnitt der letzten 19 Wochen = 23.158 € ➝ Prognose für nächste Woche ≈ 23.158 €

Einfach – aber unglaublich wirkungsvoll.

Fazit: Kennzahlen zur Gastronomie – dein Werkzeugkasten für echten Erfolg

Wer in der Gastronomie langfristig bestehen will, braucht mehr als Kochkunst und Gastfreundschaft. Du brauchst Kontrolle. Und Kontrolle beginnt mit Messbarkeit.

Die richtigen Kennzahlen zur Gastronomie geben dir nicht nur Einblicke – sie liefern dir die Werkzeuge, um fundierte Entscheidungen zu treffen, Prozesse zu optimieren und wirtschaftlich gesund zu wachsen.

Zahlen lügen nicht. Und wer sie versteht, kann in der Gastronomie wirklich gewinnen.

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Häufig gestellte Fragen zum Thema Kennzahlen zur Gastronomie

Was sind Kennzahlen in der Gastronomie?

Welche wichtige KPIs gibt es in der Gastronomie?

Was sind typische Kennzahlen?

Wie berechnet man den Wert einer Gastronomie?